源头治理：Word/Excel导出PDF时就控制体积

最好的压缩时机不是PDF生成之后，而是导出之前。Word和Excel里那些让PDF膨胀的因素——高清图、嵌入字体、冗余样式——在源头都有对应的开关。这篇按软件逐一过一遍。

Word导出PDF的体积开关

第一，压缩文档里的图片。Word文档里插入的原图（动辄4MB一张）会原样进入PDF。处理办法：选中任意图片→「图片格式→压缩图片」→ 应用到"所有图片"，分辨率选"电子邮件(96ppi)"或"网页(150ppi)"，勾选删除裁剪区域。一篇30MB的Word，这一步能掉到3MB。

第二，字体嵌入选项。「文件→选项→保存」里，默认"嵌入字体"如果勾着，导出PDF时整套字体跟着走。改成勾选「不嵌入常用系统字体」，或干脆取消嵌入（对方电脑有常规字体就行）。用特殊字体的文档保留嵌入+子集化。

第三，导出范围。「导出→创建PDF」时检查范围，别把50页附件章节一起导出去。

第四，隐藏内容。批注、修订痕迹会进PDF，导出前「审阅→接受所有修订+删除批注」，既减小体积又避免泄密——带批注的PDF发给客户是经典事故。

Excel导出PDF的门道

Excel的PDF体积问题多半不在图片，而在打印区域和缩放：

1.       「页面布局」里设置合理的打印区域，别让整张空白大表都算进输出；

2.       缩放选「将工作表调整为一页宽」，避免几列内容拖出一堆页；

3.       分辨率：页面设置→高级→打印质量，选低一档的dpi。

另外Excel里的条件格式、图表越复杂，导出的PDF矢量数据越多。数据量大的透视表，导出前可以「复制→粘贴为数值」再导，体积和打开速度都友好。

源头治理的复利

在Word/Excel里多花一分钟设置，省掉的是后面每个收件人打开文件的等待、每次转发的挣扎。我的习惯是把「压缩图片+150ppi」做进常用模板，新文档天生就是苗条的——这就是源头治理的复利。